A Maternidade de Alta Complexidade do Maranhão (MACMA), em São Luís, atingiu, neste mês de julho, a meta de digitalizar 4 mil prontuários e 176.912 folhas em um ano. O projeto de autoria da gestão administrativa da unidade será referência para hospitais e maternidades do estado. Com os prontuários digitalizados é possível consultar data de entrada da paciente, ano e tempo de permanência na unidade de forma rápida, bem como outras informações do atendimento e intercorrências. Os avanços, números e projeções da iniciativa foram apresentados nesta segunda-feira (22/07) no auditório da unidade. O projeto foi aprovado para ser apresentado no Congresso Brasileiro de Auditoria em Saúde que acontece nesta semana, de 23 a 26, em Fortaleza, no Ceará.

“Estamos diariamente buscando formas e estratégias para modernizar e melhorar a qualidade dos serviços prestados na MACMA. Foi pensando nisso que ao acompanhar o SAME [Serviço de Arquivamento Médico] e percebendo o aumento dos papeis, e o espaço físico sendo o mesmo, que desenvolvi o projeto. Um prontuário catalogado comprova que a unidade está organizada no programa 5S. Quando se cataloga, temos a fidelidade nos documentos e ao digitalizar é possível ter o prontuário tanto físico como de forma on line. Além disso, estamos seguindo o que determina as portarias contabilizando prontuários e folhas”, explicou a gerente-administrativa da MACMA, Maria Margarida de Carvalho Neta.

O projeto foi executado em etapas. A primeira fase foi destinada à organização setorial de acordo com o Programa 5S. Após essa etapa, foi realizada a montagem da equipe, aquisição dos equipamentos e organização do ambiente de trabalho. O terceiro momento foi dedicado à execução do projeto com a catalogação, digitalização e guarda permanente dos prontuários de forma organizada.Ana Maria Silva, arquivista da Secretaria de Estado da Saúde (SES), pontuou a importância do projeto na MACMA. “Essa digitalização vai facilitar a transferência muito mais rápida de um setor para o outro e melhorar ainda mais o processo de arquivo dos documentos. É uma melhora muito valiosa”, frisou.

Em 2018, foram digitalizados 1.369 prontuários e 69.593 folhas de prontuários. Este ano de janeiro a julho foram digitalizados 2.631 prontuários médicos 107.319 folhas. O projeto de digitalização se expandiu em abril deste ano com a unificação de prontuários. Setores como recepção, ultrassom e Recursos Humanos, a partir de setembro, passarão a ter os prontuários digitalizados e terão, assim, a guarda digital dos documentos, seguindo as normas do projeto. Os documentos digitalizados são dos anos de 1999, 2000, 2001 e 2002.

A meta é entregar, neste ano, para o arquivo permanente da SES o equivalente a 11 anos, dos 21 anos mais antigos, catalogados de acordo com todos os passos para a guarda segura. Em 2020, acontecerá a digitalização dos anos restantes. De acordo com a gerência administrativa, os trabalhos de digitalização são feito do ano mais antigo para o mais atual. “O objetivo é entregar um ano ou dois digitalizados para o Arquivo Setorial da SES, no ano subsequente à entrega anual, mantendo um arquivo com 10 anos ativo e organizado dentro dos padrões do programa 5S”, completou Maria Margarida.

Passos – “Seguimos todo um processo para realizar a digitalização. Inicialmente pegamos os prontuários no intervalo do mais antigo depois digitalizamos, catalogamos, etiquetamos e levamos para a guarda. No sistema é colocado por ano, nome da paciente e código, justamente para facilitar a busca quando for necessária. Essa organização melhorou em tudo. Agora temos uma sala para executar nossos serviços”, contou o auxiliar-administrativo Wesley Albuquerque, do setor de Digitalização.

Congresso – Fruto da experiência conquistada com os avanços do projeto, a gestora-administrativa da MACMA, Maria Margarida, apresentará no Congresso Brasileiro de Auditoria em Saúde, em Fortaleza (CE), o projeto de digitalização da unidade gerenciada pelo Instituto Acqua em parceria com a Secretaria de Estado da Saúde. Os avanços na gestão da MACMA resultaram ainda uma publicação nos Anais do Congresso.

O encontro científico, que acontece nesta semana entre os dias 23 e 26, debaterá as tendências e os novos modelos de gestão na saúde para equilíbrio dos sistemas público e privado. A MACMA é referência estadual em atendimento à gestação de risco. A unidade conta com atendimentos que incluem pediatria clínica, UTI (Unidade de Terapia Intensiva) pediátrica, neonatal e adulto, além da Sala Cuidar, rede de atenção às urgências e emergências obstétricas.